Sind personenbezogene Beschäftigtendaten auch nach Ende des Beschäftigtenverhältnisses im Internet sichtbar, kann dies ein Schmerzensgeld rechtfertigen.

Seit dem 25. Mai 2018 ist die Umsetzung der Anforderungen der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) Pflicht für Unternehmen, die ihren Sitz in der EU haben oder ihre Leistungen dort anbieten. Als Anwender in SAP® HCM geht es im Grunde um Erfüllung der Artikel 15, 17 und 18 der EU-DSGVO, also um das Recht der betroffenen Person auf Auskunft bezüglich der beim Unternehmen verarbeitenden Daten, um das Recht auf Datenlöschung und um das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung. Viele Unternehmen, die ihre Mitarbeiter mit SAP® HCM verwalten, haben bereits ein Umsetzungsprojekt abgeschlossen und Daten in SAP® HCM vernichtet und/oder gesperrt. Doch nach wie vor spüren wir eine große Verunsicherung, ob auch wirklich an alles gedacht wurde.

Vor zwei Jahren trat die EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) in Kraft. Als Unternehmen sind Sie verpflichtet, personenbezogene Daten nur auf Basis der gesetzlichen Regelungen zu verarbeiten.

Aus Gesprächen mit unseren Kunden haben wir erfahren, dass bisher nicht alle die Anforderungen umgesetzt haben. Dies hat diverse Gründe, oft war die Abwicklung anderer Projekte wichtiger und dieses Thema wurde und wird verschoben.

Allerdings können Verstöße gegen die EU-DSGVO teuer werden. So wurden in Deutschland bereits zwei größere Fälle bekannt, wo empfindliche Geldstrafen in Millionenhöhe verhängt worden sind.

Wir raten daher dringend allen unseren Kunden, mit der Umsetzung der Anforderungen der EU-DSGVO zu starten. In diesem Post wollen wir Ihnen einen einfachen und kostengünstigen Einstieg in die Thematik vorstellen, der nur geringe finanzielle und personelle Ressourcen verbraucht.

Was sind personenbezogene Daten in SAP® HCM im Sinne der DSGVO? Bei der Umsetzung eines DSGVO-konformen Löschkonzeptes in SAP® HCM stellt sich gleich zu Beginn die Frage nach den zu löschenden Daten. Welche Daten sind überhaupt relevant und wie und wo finde ich diese? Im folgenden Beitrag möchten wir Ihnen diese Fragen beantworten.

Das Umsetzen der Anforderungen aus der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) stellt für viele SAP-Kunden eine große Herausforderung dar. Die SAP unterstützt die Anwender hier mit der lizenzfreien Bereitstellung des Moduls SAP Information Lifecycle Management (ILM). Das ILM-Framework umfasst diverse Programme, Funktionen und Methoden zur Abbildung eines DSGVO-konformen Regelwerkes und der Vernichtung von personenbezogenen Daten.

Zur Abbildung des Regelwerkes liefert die SAP entsprechende ILM-Objekte mit voreingestellten Bezugszeitpunkten und Bedingungen aus. Insbesondere für die Stammdatentabellen der HR-Infotypen und den Clusterdaten der Abrechnung ist dies zufriedenstellend gelöst. Was ist aber mit personenbezogenen Daten in Kundentabellen?

Das gezielte Löschen von personenbezogenen Daten aus Infotyp 0008 (Basisbezüge) wurde bisher von der SAP nicht offiziell unterstützt. Mit der Auslieferung des aktuellen SAP-HR-SP’s für EhP8 bzw. EhP4 wird diese Lücke geschlossen. Nach Implementierung des entsprechenden HR-Supportpackages steht Ihnen die Funktion zur Verfügung.

Bei der Verwendung/Verarbeitung des Zeitbezuges HCM_TERMN_DATE (Austrittsdatum) im SAP Standard findet eine harte Prüfung auf diesen Zeitbezug statt. Die Intention dieser Prüfung ist, auch die Highdate-Datensätze (31.12.9999) verarbeiten und loggen zu können.

Wenn ein kundeneigener Zeitbezug definiert wird, werden diese Highdate-Datensätze jedoch nicht korrekt verarbeitet/geloggt.

Wir haben für Sie in einem konkreten Beispiel einen kundeneigenen Zeitbezug zum Renteneintritt angelegt und erläutern eine Lösungsmöglichkeit für das Problem.

Eine häufig formulierte Anforderung in unseren Projekten zur Umsetzung eines Löschkonzeptes für personenbezogene Daten in SAP HCM ist das vollständige Löschen des gesamten Personalfalls. Dies ist dann notwendig, wenn es keinen Grund für die Verarbeitung der Daten mehr gibt und die Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind. In der Regel betrifft dies dann ausgetretene Personen, für deren Daten keine weiteren gesetzlichen und/oder betriebsbedingten Aufbewahrungspflichten, sowie keine bestehenden oder zukünftigen Ansprüche existieren.