Es ist ein ganz normaler Dienstagmorgen, als die E-Mail eintrifft: Eine Mitarbeiterin – oder ein längst ausgeschiedener Ex-Kollege – verlangt Auskunft über „alle zu mir gespeicherten Daten“. Ab diesem Moment läuft die Uhr. Die DSGVO gibt Ihnen einen Monat Zeit, und der Auskunftsanspruch nach Artikel 15 ist einer der am häufigsten geltend gemachten Betroffenenrechte überhaupt.
Was nach einem einfachen „Daten zusammenstellen und rausschicken“ klingt, ist in einem SAP-HCM-System eine der unterschätztesten Aufgaben im Datenschutz. Denn die personenbezogenen Daten einer Person liegen nicht an einem Ort – sie sind über Infotypen, Cluster, Organisationsmanagement und Kundentabellen verteilt. Und Artikel 15 verlangt deutlich mehr als nur die reine Datenkopie.
Hier sind die Punkte, an denen es in der Praxis erfahrungsgemäß hakt.
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) stellt Unternehmen vor die Herausforderung, personenbezogene Daten nicht nur sicher zu speichern, sondern auch fristgerecht und nachvollziehbar zu löschen. Im SAP HCM-Umfeld übernimmt diese Aufgabe das SAP Information Lifecycle Management (ILM). In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen die Grundlagen zum ILM.
Bei der Erstellung von ILM-Objekten müssen Sie auf einen versteckten Bug achten, der die maximale Zeichenlänge für die Zuordnung des Subtyps zum ILM-Objekt einschränkt. Bis zur Korrektur durch die SAP, empfiehlt es sich, einen Namen mit einer Länge von maximal 10 Zeichen zu wählen. Erfahren Sie in diesem Beitrag die Gründe.
Das SAP Human Capital Management (HCM) ist ein wichtiger Bestandteil vieler Unternehmen, wenn es um die Verwaltung von Personalinformationen geht. Mit der Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind Unternehmen verpflichtet, die Privatsphäre der Mitarbeiter zu schützen und die Verarbeitung personenbezogener Daten zu kontrollieren. Eine der größten Herausforderungen besteht darin, Daten aus SAP HCM im Einklang mit den Vorgaben der DSGVO zu löschen. In diesem Blog werden wir die Herausforderungen erörtern und einige Lösungsansätze aufzeigen.
Im Zuge der EU-DSGVO müssen Unternehmen rechtliche und geschäftliche Aspekte gegen die Anforderungen des Datenschutzes ablegen, um Daten zu löschen, wenn sie für den Geschäftszweck nicht mehr benötigt werden. Es ist interessant zu sehen, wie diese Anforderungen innerhalb von SAP SuccessFactors Recruiting mit DPCS 2.0 erfüllt werden können, angefangen mit der Datenschutzerklärung zum Start des Bewerbungsprozesses. Aber unter welchen Voraussetzungen wird, neben den technischen Einstellungen, eine Bewerbung und ein Kandidatenprofil letztlich anonymisiert? Wie ist das Verhalten von SAP SF Recruiting und wie funktioniert das Data Retention Management im SAP SuccessFactors Recruiting?
Das Löschen von Daten im SAP HCM System ist ein lästiges und mindestens jedes Jahr aufs neue wiederkehrendes Thema der EU DSGVO . Wertvolle Ressourcen Ihres HCM Teams müssen sich immer aufs Neue in das komplizierte System von ILM Regeln vertiefen und sich tagelang damit beschäftigen.
Wir von LM Consulting führen seit Jahren ILM Projekte zur Umsetzung der EU DSGVO in SAP HCM Systemen durch und löschen Daten für unsere Kunden und bieten das folgende Lösungspaket an:
Nach vielfältigen Projekterfahrungen im Bereich EU-DSGVO in SAP HCM haben wir diese in einem E-Book zusammengefasst.
Dieses 73-Seiten starke E-Book beschreibt, welche personenbezogenen Daten im SAP HCM vorliegen und wie diese gelöscht werden können. Es wird genau dokumentiert, welche Anpassungen im System vorgenommen werden und wie diese zu einem späteren Zeitpunkt wieder verändert werden können.
Dabei wird detailliert darauf eingegangen, wie ILM-Regeln angelegt und verwaltet werden und wie Archivierungsobjekte – beispielsweise für kundeneigene Infotypen – angelegt werden können. Zudem wird für jedes Archivierungsobjekt an einem Beispiel aufgezeigt, welche Fristen bzw. Regeln im System hinterlegt werden können.
Das Löschen der Tabelle TEVEN mit dem Standard ILM-Objekt HRTIM_TEV kann in bestimmten Situationen zu Fehlern führen.
Welche das sind und wie man sie lösen kann, zeigen wir Ihnen in folgendem Beitrag.
Sind personenbezogene Beschäftigtendaten auch nach Ende des Beschäftigtenverhältnisses im Internet sichtbar, kann dies ein Schmerzensgeld rechtfertigen.
Seit dem 25. Mai 2018 ist die Umsetzung der Anforderungen der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) Pflicht für Unternehmen, die ihren Sitz in der EU haben oder ihre Leistungen dort anbieten. Als Anwender in SAP® HCM geht es im Grunde um Erfüllung der Artikel 15, 17 und 18 der EU-DSGVO, also um das Recht der betroffenen Person auf Auskunft bezüglich der beim Unternehmen verarbeitenden Daten, um das Recht auf Datenlöschung und um das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung. Viele Unternehmen, die ihre Mitarbeiter mit SAP® HCM verwalten, haben bereits ein Umsetzungsprojekt abgeschlossen und Daten in SAP® HCM vernichtet und/oder gesperrt. Doch nach wie vor spüren wir eine große Verunsicherung, ob auch wirklich an alles gedacht wurde.